Mittwoch, 28. September 2016

Dokumenten Ratgeber (NEU)

Unsere Welt ist ein Meer aus Papier und Bürokratie geworden. Wer schon einmal ein Büro besucht hat oder selber in einem arbeitet, weiß wie viel Papieraufwand ein solche Unterfangen kostet. Auch schon kleinere Vorhaben sind zu echten Papierfressern geworden und man verliert zunehmend die Übersicht. 

Genau hier schafft der Dokument Ratgeber Abhilfe. Du bist genervt von Papierstapeln und weißt gar nicht mehr wohin mit Allem?

Dann bist du hier genau richtig. Erfahre hier, wie du Dokumente einscannen, sortieren, digitalisieren und ordnen kannst und höre auf, dich lästigen und längst überfälligen Papierstapeln zu widmen.


Dokumente Einscannen


Ordnung schön und gut. Doch um wirklich Platz zu sparen und die Möglichkeiten des 21. Jahrhunderts auch nutzen zu können, müssen unsere Dokumente digitalisiert werden. 

Das Scannen an sich sollte nicht das Problem sein. 

Zuerst benötigst du natürlich einen Scanner. Welche es da gibt, wollen wir hier kurz aufführen:

  • Dokumentenscanner
  • Flachbettscanner
  • Multifunktionsgeräte
Dokumentenscanner

Die Klassiker unter den Scannern sind die Dokumentenscanner. Meist eckig und sehr effizient stehen so gut wie in jedem Büro.

Bindemittel, Ordner, Geschäft, BüroUnd zwar zurecht. Wirklich gute Scanergebnisse und eine gute Menge an Papieren schafft man nur mit Dokumentenscannern. Vorreiter und gute Hersteller sind hierbei Fujitsu oder Canon. Einziges Manko: die Geräte sind oftmals nicht sehr billig.

Allerdings bieten sie eine Fülle an Extras, die dir das Scannen erleichtern und deine Arbeit wesentich effizienter machen. Willst du also wirklich viele Dokumente einscannen, sind Dokumentenscanner wahrscheinlich eine sehr gute Wahl für dich. 

Flachbettscanner

Oftmals eleganter und billiger als der Klassiker ist der Flachbettscanner. Ausgefeilte Scannertechniken und das große Display machen sehr gute Scans möglich. Allerdings kosten sie auch Zeit.

Jeder, der auf Design und Komfort setzt, ist mit dem Flachbettscanner bestens bedient und wird zufrieden sein. Preislich absolut top und empfehlenswert. Lediglich Schnelligkeit und Extras fehlen manchmal.

Multifunktionsgeräte

Wer auf Nummer sicher gehen möchte, legt sich ein Multifunktionsgerät zu. Diese sind logischerweise teurer, bieten aber die Möglichkeit des Druckens, Scannens, Kopierens und Faxens. Alles in einem Gerät.

Spart Zeit und Platz. Allerdings sehr teuer und manchmal auch nicht der Segen in der Handhabung. 

Mit ein bisschen Eingewöhnungszeit, Geduld und der Bereitschaft, ein wenig mehr zu investieren, ist der Mutlifunktionsdrucker eine gute Alternative für jeden, der Dokumente einscannen möchte. 

Dokumente einscannen - das System

Die Funktionsweise und die Wahl der Scanner dürfte jetzt geklärt sein. Doch wie geht es jetzt weiter?

Buch, Lesung, Dokumentation, HilfeFakt ist: wer wichtige Dokumente verliert oder nicht wiederfindet, kann schnell Probleme bekommen. Dokumente einscannen ist wichtig, die richtige Ordnung noch wichtiger. Deshalb solltest du dir dein eigenes Dokumenten Management System (DMS) erstellen.

Ein DMS ist die Art und Weise, wie du deine Dokumente einscannst. Diese ist natürlich absolut willkürlich und individuell. Als Denkanstoß möchten wir hier allerdings zwei von unseren bewährten Techniken aufzeigen.


Für den gleichen Zweck

Die erste Unterscheidung, die wir treffen, ist der Grund oder der Zweck unserer Digitalisierung. Wir gehen erst einmal davon aus, dass dieser gleich ist. Das heißt, dass die Dokumente alle ähnlich sind bzw. dem selben Zweck dienen.

Diese Unterscheidung fällt dann nämlich weg. Ein Beispiel hierfür wären z.B. Eingangsrechnungen von Kunden.

Der erste Schritt des Systems ist immer die automatische Sicherung eines Scans. Ebenfalls solltest du versuchen, gleiche Dokumente mit mehreren Seiten über deine Scannersoftware zusammen zu fügen. 

Nun geht es an die Gliederung.

In diesem Beispiel und auch generell empfiehlt sich die Unterordnung in Daten. Du erstellst also Unterkategorien, die du nach Monaten benennst und kannst an den Daten, die meistens von deinem Gerät mit erkannt werden, genauer differenzieren.

Eine weitere wichtige Unterscheidungsgröße sind herausstellende Taxonomien. Diese sind einzigartig für jedes Dokument und werden in den Dateinamen eingebunden.
Symbol, Symbole, Schaltfläche
In unserem Beispiel wäre das der Name des Kunden. Dieser kommt meistens öfter vor und sollte deshalb festgehalten werden. 

Das heißt, dass Kunde xy den Kürzel xy bekommt. Mit diesem Kürzel wird dann der Dateiname selber versehen. über die Suchfunktion lässt sich dieser nun einfach auffinden.





Unterschiedliche Dokumente einscannen und archivieren

Solltest du nun Dokumente aus mehreren Bereichen vereinen wollen, solltest du zuerst die Schritte aus dem oberen Part übernehmen. Das Herausstellungsmerkmal kannst du auch übernehmen, den Kürzel dann allerdings unterkategorisch kenntlich machen.

Was nun dazukommt, sind weitere Kürzel, diie du in den Dateinnamen einpflegst.. So entsteht mit den vorangegangenen Kürzel und Daten ein Schlüssel (in der Informatik auch Primärschlüssel genannt), welcher deine Datei identifiziert. 

Beispiele könnte wie folgt aussehen:

  • Scan0090_Fam_Urlaub2016 - Familienbilder aus dem Urlaub 2016
  • Scan0176_Bür_Kunxy - Rechnung im Büro für Kunde xy
Dokument, Papier, SeiteUns ist durchaus bewusst, dass die Erstellung der Taxonomien eine Menge Arbeit ist. Vor allem ist es schwer, Abhängigkeiten untereinander zu vermeiden. Wer ein bisschen Zeit und Geduld mitbringt, wird damit allerdings keine Probleme haben. 

Und es lohnt sich ungemein. Mit dieser Technik können sie Millionen von Dokumenten haben. Lediglich der Schlüssel wird länger bzw. spezifischer. Ein Ergebnis ist über die Suchfunktion nun in Windeseile gefunden - Dokumente einscannen leicht gemacht. 

PS: bei uneditierbaren Dateien kann man sich kostenlos so genannte File Renamer aus dem Internet downloaden.

Dokumente einscannen - wie geht es weiter

Drucker, Papier, Büro, ElektronikWir haben nun also ein Managementsystem, mit dem wir große Menge an Dokumenten  leicht auffindbar abspeichern können. Das ist definitiv die halbe Miete - super.

Dokumente einscannen kann aber noch einfacher sein. Im folgenden werde ich noch auf ein paar Eckdaten und Tipps und Tricks eingehen. 

Als erstes technische Details. Wir haben diese zwar schon weiter oben erwähnt, wollen hier aber noch einmal einen Rahmen für wirklich schnelle und vor Allem qualitativ hochwertige Scanner legen. Diese findest du meiner Meinung nach mit sehr guten Testberichten und guten Angeboten auf der Seite www.dokumentenscanner-tests.de. Und nun zu den Eckdaten:

  • 50 bis 60 Seiten pro Minute.
  • Passend dazu sollte die Auflösung bei mindestens 500 dpi liegen, da sonst die Qualität unter der Frequenz leidet. Was dpi sind, erfährst du hier
  • Einzugsscanner: ein automatischer Blatteinzug nimmt dich als Mensch und Variable heraus und kann deine Arbeit erstens sichern und vor Allem unglaublich schneller machen. 
  • Ein Ultraschallsystem und ein Papierkontrollsystem sind heutzutage zwar eher selten, können deiner Produktivität aber sehr zu gute kommen. 
  • Eine integrierte Flecken,- und Kratzerbehebung runded die Extras ab.
  • Bei Text Dateien solltest du wenn möglich immer schwarz/weiß wählen und das Dateiformat GIF, da du so Speicherplatz sparst.
  • Bei Bildern bietet sich vor diesem Gesichtspunkt die Speicherung in JPEG oder PNG an.
  • Trial an Error bewährt sich: probiere einfach aus, welche Auflösung deiner Festplatte und deinem Auge am meisten zusagt.
  • Vorinstallierte Scannerfunktionen direkt auf der Hardware sparen dir ebenfalls Zeit und Nerven. 
  • Kontrastanpassung und Rauschunterdrückung werden in der Software aufgeführt und können, richtig eingesetzt, sehr hilfreich sein.
  • Generell gilt: je mehr Bearbeitungsmöglichkeiten die Software bietet, desto besser. Allerdings nur solange man mit denen umgehen kann. 
  • Kann dein Scanner ein mehrseitiges PDF Dokument erstellen, hilft das deiner Ordnung und deiner Archivierung. 
Wie man also sehen kann: Dokumente einscannen ist nicht schwer. Man sollte sich nur vorher das System klar machen und ein paar Kleinigkeiten beachten.


Scanner Marken


Kommen wir zum Schluss noch zu den nennenswerten Marken im Bereich der Scanner.

Auch in diesem Markt gibt es unzählige Mitstreiter, die alle gute Produkte herstellen. Für die einzelnen Marktsegmente konnten sich allerdings folgende Spitzenkandidaten absetzen: 

Scanner, Digitale Scanner, ComputerIm Bereich der Dokumentenscanner, regieren, wie bereits erwähnt Canon und Fujitsu Der erste ist bekannt für seine hervorragende Digitalisierungstechnik und das edle Design der Geräte. Fujitsu ist weltweit vertreten und kann mit guten Preisen und soliden Materialien überzeugen. 

Die Flachbettscanner haben sich Canon und Epson eingeheimst. Epson stellt sehr gute Drucker her und kann mit solider Technik und einfacher Handhabung auch im Bereich Flachbettscanner punkten.

Die Multifunktionsgeräte werden unter anderem von Samsung angeführt. Der Smartphonemarktführer stellt erstklassige, aber sehr große Produkte her. Technisch und von der Handhabung auf höchstem Niveau. 

Wir danken dir für deine Aufmerksamkeit bis hier hin und wünschen dir viel Spaß beim entdecken unseres weiteren Blogs. 

Mit freundlichem Gruß 



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